Rozpoczynający się we wrześniu rok szkolny 2015/16 będzie już drugim rokiem, kiedy obowiązuje ustawa "podręcznikowa". Co więcej, bezpłatne podręczniki otrzymają nie tylko "pierwszaki", ale również uczniowie klas II i IV szkół podstawowych oraz klas I gimnazjów.

Wraz z rozszerzeniem liczby bezpłatnych podręczników zarówno na dyrektorów szkół, jak i samorządowców czeka wiele problemów do rozwiązania - finansowych i logistycznych. Oczywiście, wiadomo, że podstawowe zadanie to zapewnienie podręczników wszystkim uczniom. Jakie działania jednak należy podjąć i w jakiej kolejności, by to zadanie wypełnić dobrze i w określonym przepisami czasie?

Dyrektorzy wymagają

Przede wszystkim dyrektorzy szkół powinni jak najwcześniej prosić nauczycieli o wybór podręczników, a następnie zasięgnąć opinii rady pedagogicznej oraz rady rodziców. Pamiętać przy tym należy, że priorytetem przy wyborze powinna być, jak zawsze, jakość podręczników. Następnie, kiedy lista podręczników będzie już ustalona, zostaje podana do publicznej wiadomości.

A co z liczbą uczniów? Rekrutacja do szkół kończy się przecież w sierpniu!

Można zapotrzebowanie na dotację podać szacunkowo, bo przecież w poszczególnych obwodach istnieją dane dotyczące liczby zamieszkałych uczniów. Wszystkie zebrane informacje (na temat liczby podręczników oraz liczby uczniów) dyrektorzy szkół przekazują organom prowadzącym. Oczywiście, mogą one być następnie korygowane według stanu rzeczywistego. Na tej podstawie można ustalić wysokość dotacji. Im wcześniej zostanie złożone zapotrzebowanie, tym lepiej, bo przecież dopiero wtedy samorządy mogą złożyć wnioski o dotacje do właściwego wojewody, a dyrektor szkoły może złożyć stosowne zamówienie, kiedy ma środki w planie finansowym placówki.

Zadania dla samorządu

Pracownicy jednostek samorządu terytorialnego powinni nadzorować cały proces obsługi zadania. Wszak to kolejne pieniądze publiczne przekazane w określonym celu. Do ich obowiązków należy nie tylko nadzorowanie naliczenia dotacji, ale również to, jak jest wydawana.

Wielu pracowników JST, którym zlecono nowe zadanie skarży się na żmudność i czasochłonność zbierania, scalania informacji ze szkół i tworzenia zbiorczego wniosku. Aby uniknąć błędów, niezbędne jest kilkakrotne sprawdzenie poprawność wyliczeń. Niewłaściwe wartości we wniosku skutkować mogą bowiem niewystarczającą kwotą dotacji, jaką pozyska JST dla swoich szkół. Pomocne okazują się narzędzia informatyczne. Jak choćby wprowadzona niemal rok temu aplikacja firmy VULCAN pod nazwą Dotacje podręcznikowe.

Ten pierwszy na rynku program komputerowy wspierający pracę samorządów okazał się bardzo pomocny, bo, jak zgłaszają użytkownicy, zapewnił im bezpieczeństwo w zakresie poprawności kwoty dotacji i zamawianej przez szkoły liczby podręczników. O ile np. w małych samorządach tradycyjne, ręczne przygotowanie wniosku może wydawać się relatywnie proste, o tyle już ręczne rozliczenie dotacji jest dużo trudniejsze. Szczególnie, że musi uwzględniać wszystkie złożone przez szkoły w międzyczasie korekty. Ponadto w średnich i dużych samorządach problem staje się coraz bardziej zauważalny wraz z rosnącą liczbą roczników objętych dotowaniem, oraz wprowadzeniem od bieżącego roku dodatkowej formuły wyliczania dotacji dla dzieci z niepełnosprawnościami. Stąd też wzrost zainteresowania samorządów wsparciem informatycznym.

Podkreślaną zarówno przez producenta Dotacji podręcznikowych i użytkowników tej aplikacji zaletą jest fakt, że do wszystkich informacji dotyczących stanu realizacji zadania zarówno w każdej szkole, jak i zbiorczo w urzędzie, można mieć dostęp w czasie rzeczywistym, czego w tradycyjnej ręcznej pracy bardzo brakuje inspektorom w JST.

Jak podkreślałem wcześniej, dla szkół duże znaczenie ma czas otrzymania dotacji, stąd tak istotna jest rola samorządu w sprawnym przeprowadzeniu całego procesu. W programie VULCANA, w czasie kiedy dyrektorzy przygotowują listy podręczników i uczniów, organy prowadzące mogą już przygotowywać wnioski...