O finansach, kontroli realizacji planu, pracy z aplikacją Finanse, ale także o codziennych trudnościach, rozmawiamy z Joanną Kozak - kierownikiem Wydziału ds. Finansów Oświaty w Urzędzie Miasta Kłodzko

[MKM]: Wykonuje Pani niezwykle odpowiedzialną pracę. Nadzorowanie i kontrola realizacji w zakresie finansowym budżetu gminy czy sporządzanie sprawozdawczości budżetowej, to pewnie tylko część Pani obowiązków. Jak zatem na co dzień wygląda Pani praca w obszarze budżetowym? Czy napotyka Pani na jakieś trudności?

[JK]: Od września 2012 roku, w wyniku reorganizacji, nasz wydział prowadzi obsługę finansową jednostek oświatowych, dla których organem prowadzącym jest Gmina Miejska Kłodzko. Budżet, którym dysponujemy wynosi około 24 mln zł, zatrudniamy około 500 pracowników. Do naszych obowiązków należy m.in.: naliczanie płac dla tych osób, obsługa finansowa jednostek podległych, sporządzanie sprawozdań, analiza oraz kontrola planów finansowych. Trudnością, z którą coraz lepiej sobie radzimy, jest kontrola planów finansowych. Przed zmianą organizacyjną zajmowały się tym księgowe w jednostkach, w momencie kiedy nastąpiła reorganizacja, znaleźliśmy się w nowej sytuacji i tym samym spoczęła na nas duża odpowiedzialność. Plany finansowe są bardzo precyzyjnie opracowywane, dlatego też realizacja wydatków wymaga czujności, zarówno ze strony kierowników jednostek oświatowych, jak i służb finansowo-księgowych, aby ten limit wydatków nie został przekroczony.

[MKM]: Dlaczego zdecydowali się Państwo wdrożyć aplikację Finanse?

[JK]: Dlaczego Finanse? Znałam już wcześniej programy firmy VULCAN. Wiedziałam, że program Płace Optivum jest to program niezawodny i w momencie, kiedy miałam przejąć odpowiedzialność za naliczanie płac dla 500 osób, nie wyobrażałam sobie pracy z inną aplikacją. Podstawą są oczywiście kompetentni i skrupulatni pracownicy, ale program dodatkowo wspiera ich w codziennej pracy domyślnie proponując pewne rozwiązania, obliczając składniki zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. A skoro program Płace Optivum świetnie sprawdził się w praktyce, to oczywistym dla mnie było, że szukając programu dla księgowych zainteresowałam się aplikacją Finanse firmy VULCAN (m.in. dlatego, że można zaimportować listę płac i przyspieszyć wykonywanie comiesięcznych operacji). Zdaję sobie sprawę z tego, że Finanse to program, który wymaga dokładnego wprowadzania dokumentów, określania nie tylko jego klasyfikacji budżetowej, ale również źródeł jego finansowania, terminu płatności, a nawet przypisania kontrahenta do odpowiedniej grupy, w celu prawidłowego przedstawienia należności lub zobowiązania w sprawozdaniu Rb-N lub RB-Z. Chociaż może wydawać się to uciążliwe, to myślę, że jest jednym z plusów aplikacji - zapewnia, że spełniony zostaje warunek sporządzenia każdego sprawozdania zgodnie z ewidencją księgową, co w przypadku wcześniej wspomnianych sprawozdań Rb-N i Rb-Z jest bardzo trudne.
Aplikacja umożliwia kompleksową obsługę finansową: tworzy się tu raporty kasowe, wystawia rachunki, faktury, wszelkie sprawozdania budżetowe i finansowe oraz rejestry VAT.
Istotną przesłanką wyboru programu Finanse, była również możliwość bieżącej kontroli realizacji planu przez dyrektorów. Ważnym jest, aby kierownicy jednostek oświatowych w każdym momencie mogli sprawdzić, jak przedstawia się wykonanie planu finansowego, tak, aby świadomie mieli możliwość kontroli czegoś za co odpowiadają.
Dodatkowym plusem aplikacji również jest to, że organ prowadzący bardzo szybko otrzymuje dane niezbędne do analiz finansowych.

[MKM]: Czyli można powiedzieć, że aplikacja ułatwia Pani zarządzanie?

[JK]: Zdecydowanie tak. Mam nadzieję, że ułatwia ona zarządzanie również kierownikom naszych szkół i przedszkoli.

[MKM]: Jak ocenia Pani proces wdrożenia aplikacji?

[JK]: Wdrażanie Finansów rozpoczęliśmy w listopadzie, a już w styczniu zaczęliśmy normalną pracę z aplikacją. Otrzymaliśmy dużą pomoc ze strony firmy VULCAN. Samo wdrożenie przebiegało sprawnie, przy ogromnym wsparciu pani Beaty Galik, która kierowała całym procesem. Wszystko robiliśmy wspólnie. Pani Beata nie tylko pomogła nam ustawić parametry aplikacji, ale także odpowiedziała na każde zapytanie, rozwiała szereg wątpliwości i pomogła w rozwiązaniu wszystkich problemów.

[MKM]: A jak z obsługą Finansów radzą sobie pracownicy?

[JK]: Pracownicy radzą sobie coraz lepiej. Może czasami przeszkadza to, że należy wprowadzić dokładnie wszystkie dane. Z drugiej strony mamy, np. zadania zlecone, podzielone na różne podzadania, a wprowadzanie tych i innych informacji procentuje przy sporządzaniu sprawozdań z realizacji tych zadań, ułatwia rozliczanie otrzymanych dotacji. Jeśli chodzi o samą obsługę, to wydaje mi się, że każdy kto porusza się choć trochę po aplikacjach, bez problemu sobie poradzi.

[MKM]: Czy poleciłaby Pani tę aplikację innym samorządom?

[JK]: Oczywiście, że polecam. Cenię sobie przede wszystkim prędkość pozyskiwania danych. Czasami potrzebujemy bardzo szybko otrzymać pewne informacje. Prowadząc tradycyjną księgowość, organ prowadzący dopiero po analizie sprawozdań, czyli dziesięć, piętnaście dni po zakończeniu miesiąca, ma informacje na temat bieżącego wykonania, a tutaj takie dane możemy otrzymać w każdej chwili, na każdy dzień. To bardzo pomaga w zarządzaniu finansami

[MKM]: Dziękuję za rozmowę.

[JK]: Dziękuję.

Opinia o aplikacji Finanse

Monika Zych, STANOWISKO: podinspektor ds. księgowości i płac jednostek oświatowych

Program pod względem ułożenia graficznego bardzo mi odpowiada – jest intuicyjny. Wcześniej pracowałam na aplikacji Optivum i dzięki temu mam porównanie, które elementy są w Finansach lepiej wykonane. Cała aplikacja sprawuje się zdecydowanie na plus. W Finansach świetne jest to, że można wygenerować różne zestawienia ze względu na wiele aspektów: to może być kontrahent, to może być konto, czy poszczególna klasyfikacja, co pozwala uzyskać konkretne, niezbędne w danym momencie informacje. Ważny jest także komfort pracy, dlatego dodam, że uspokaja mnie niebieska oprawa graficzna programu, która pozytywnie wpływa na mój nastrój. Wszystko w aplikacji ma swoje miejsce i swój cel. Podoba mi się to, że można sobie zrobić szablon, np. sprawozdań, i później z tego szablonu korzystać, dzięki czemu oszczędzam czas. Sporządzanie sprawozdań nie stanowi problemu: jeśli wszystko jest zaksięgowane w poprawny sposób, to zajmuje dosłownie chwilę. Korzystam bardzo często z możliwości podglądu wykonania planu, bo zdarza się, że otrzymuję zapytania ze szkoły, w której chcą jak najszybciej zrobić jakiś zakup, ale nie wiedzą czy mogą sobie na to pozwolić. Szybko muszę podpowiedzieć, czy mogą zrobić określony zakup, czy nie, a aplikacja bardzo mi to ułatwia. Podoba mi się również praca na statusach. Nie jestem zwolenniczką pracy na buforze księgowań. Wiem, że ta funkcja na pewno jest dla niektórych uciążliwa, ponieważ jeśli można dzień czy dwa później wprowadzić poprawki, to wówczas nie ma wielu korekt w księgach. Aplikacja motywuje pracownika do tego, żeby dokładnie sprawdzał co robi. W tym przypadku statusy będą nam dawać możliwość samokontroli i pozwolą unikać błędów. Ja akurat jestem zadowolona z takiego obrotu rzeczy i widzę, że to jest zasadne. Na początku, gdy zaczęłam pracować na tym programie, zastanawiałam się po co tego tyle, ale teraz już widzę, że ktoś całkiem zmyślnie to opracował. Jeśli chodzi o serwis, nie mam problemów z tym żeby się dodzwonić, co jest dużym plusem. I rzeczywiście zawsze, nawet w nietypowych sytuacjach uzyskuję pomoc w rozwiązaniu problemu. Pod tym względem jestem w 100 procentach zadowolona. Ale podstawową i główną zaletą aplikacji Finanse jest prostota pracy. Druga kwestia – to możliwość jednoczesnej pracy przez kilku pracowników. Jeśli wprowadzę jakąś zmianę, Pani kierownik lub też inna osoba, która mnie, np. zastępuje, natychmiast ma wgląd do dokumentu i to jest na pewno bardzo duży atut programu.