VULCAN [V]: Dlaczego w Radomiu zdecydowano się na wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania oświatą?

Mariusz Krawczyk [MK]: Wiadomo, że oświata w każdym mieście jest nie tylko niesłychanie ważną częścią budżetu, ale też, że zarządzanie nią nie jest zadaniem łatwym. Po pierwsze chcieliśmy wiedzieć, jak to robić skutecznie, ale chcieliśmy też wprowadzić nowe standardy - zarówno pod względem księgowym, jak i informatycznym.

[V]: Czym jest zintegrowany system zarządzania oświatą na terenie Gminy Miasta Radomia i jakie rozwiązania obejmuje ten system?

[MK]: Projekt "Zintegrowany system zarządzania oświatą na terenie Gminy Miasta Radomia" miał na celu wdrożenie systemów wspomagających zarządzanie radomską oświatą oraz budowę zaawansowanej infrastruktury teleinformatycznej, umożliwiającej instalację oraz wykorzystanie tego systemu. Jest to pierwszy podejmowany na tak szeroką skalę projekt z zakresu zarządzania edukacją na obszarze Radomia.

Zintegrowany System Zarządzania Oświatą (ZSZO) usprawnił pracę, zwiększył jakość, efektywność i wydajność pracowników gminnych placówek oświatowych oraz Urzędu Miejskiego w Radomiu. ZSZO zapewnił również łatwiejszy dostęp do zasobów oświatowych mieszkańcom Radomia, począwszy od nauczycieli i pracowników UM poprzez uczniów oraz ich rodziców/opiekunów. Dzięki powstałej infrastrukturze (serwery, macierz, system backup, bezpieczny styk z Internetem) możliwy jest bezpieczny i sprawny obieg informacji pomiędzy wszystkimi jednostkami oświatowymi a Urzędem Miejskim w Radomiu przy jednoczesnym znacznym zredukowaniu kosztów administracyjnych.

[V]: Pracownicy jakich wydziałów urzędu zaangażowani byli w proces wdrażania i obsługę ZSZO?

[MK]: Do realizacji prac związanych z wdrożeniem i uruchomieniem Zintegrowanego Systemu Zarządzania Oświatą został powołany przez Prezydenta Miasta Zespół zadaniowy i doradczy pod przewodnictwem Sekretarza Miasta.

W skład zespołu zadaniowego wchodzili pracownicy Urzędu Miejskiego, jeden pracownik Wydziału Teleinformatycznego, jeden pracownik Wydziału Edukacji, jeden pracownik Wydziału Budżetu i Podatków oraz przedstawiciele czterech poziomów edukacyjnych tzn. po jednym z przedstawicieli przedszkola, szkoły podstawowej, gimnazjum oraz szkoły ponadgimnazjalnej. Koordynacją prac zajmowałem się ja jako Koordynator Projektu.

[V]: W jaki sposób poradziliście sobie Państwo z przeprowadzeniem zmiany w dotychczasowym sposobie działania, związanej z wdrożeniem tak dużego systemu? Najczęściej każdy z nas lubi pracować na tym, co zna, nie lubimy zmian. Jak poradzić sobie z przyzwyczajeniem tak, żeby uzyskać zadowolenie i dostrzec korzyści ze zmiany?

[MK]: Wdrożenie trwało rekordowo krótko, bo zaledwie 60 dni kalendarzowych, ale uruchamianie poszczególnych aplikacji trwało cały rok szkolny, tak by jak najmniej dezorganizować pracę poszczególnych grup użytkowników, np. dzienniki elektroniczne uruchomione były od 1 września, czyli z początkiem roku szkolnego, zaś księgowość ruszyła 1 stycznia wraz z nowym rokiem kalendarzowym, tak by w obecnie używanych programach księgowych można było zakończyć rok bilansem rocznym, nabory do placówek oświatowych były uruchamiane sukcesywnie od marca zgodnie z zarządzeniem kuratora oświaty itd.

Ponieważ to była rewolucyjna zmiana w naszej oświacie, staraliśmy się współpracować na bieżąco z dyrekcjami placówek oraz wskazanymi przez dyrekcję osobami, które odpowiadały za wdrożenie lokalne.

Ważne było pozytywne nastawienie nas wszystkich, którym staraliśmy się zarażać użytkowników sceptycznie nastawionych do nowości. Na początku osób niechętnych było bardzo wiele, ale z czasem przekonywali się, że to co wdrożyliśmy ułatwia, a nie utrudnia pracę.

Teraz po pełnym uruchomieniu systemu, które okazało się sukcesem jest ogromna rzesza zwolenników Zintegrowanego Systemu Zarządzania Oświatą, a sceptycy przestali się ujawniać albo zwyczajnie już takich osób nie ma.

[V]: Czy zintegrowany system zarządzania oświatą, który funkcjonuje w Radomiu już od roku rzeczywiście ułatwił zarządzanie oświatą?

[MK]: Zdecydowanie tak! Taki system jest wielkim ułatwieniem, i to na wszystkich poziomach. Dzięki wprowadzeniu najnowszych rozwiązań technologicznych możliwe jest podniesienie standardów pracy - zarówno urzędu miejskiego, jak i podległych placówek oświatowych.

[V]: Jak teraz funkcjonuje oświata w Radomiu?

[MK]: Jak już mówiłem, naszym celem było wprowadzenie wspólnych wysokich standardów dla całej radomskiej oświaty i to się udało. Teraz wszystkie placówki oświatowe, a mamy ich 97, zostały objęte systemem. Wszystkie mają takie samo oprogramowanie, a dane są przekazywane bezpiecznym połączeniem internetowym, warto dodać, że docelowo system obejmie swym zasięgiem około 100 000 użytkowników - uczniów, nauczycieli, rodziców, a więc połowę mieszkańców Radomia. To wielki sukces radomskiej oświaty!

[V]: Co było czynnikiem sukcesu?

[MK]: Największym naszym sukcesem są ludzie! To właśnie dzięki zaangażowaniu i doskonałej koordynacji zarówno zespołów wdrożeniowych, jak i tych, którzy uczestniczyli w transferze wiedzy oświata w Radomiu funkcjonuje dzisiaj tak, że inne miasta mogą brać z nas przykład. Wymagało to oczywiście wielkiej pracy, ale teraz wszyscy widzimy jej efekty.

[V]: Dziękujemy za rozmowę.